Kevätkokous 30.5.2018

 

Kevätkokous 30.5.2018

KUTSU JA ESITYSLISTA

Helsingin Luistelijat ry:n sääntömääräinen kevätkokous pidetään Pirkkolan uimahallin neuvottelutilassa keskiviikkona 30.5.2018 klo 18.

Kokoukseen voivat osallistua kaikki jäsenmaksun maksaneet jäsenet. Seuran sääntöjen mukaan äänioikeutettuja ovat kaikki yli 15-vuotiaat jäsenet. Valtakirjalla ei voi äänestää. Säännöt löytyvät seuran nettisivuilta. Säännöt

Mahdollisessa äänestystilanteessa toimitetaan vaali enemmistövaalina. Jokainen saa äänestää enintään niin montaa henkilöä kuin on valittavia ja jokainen vaalilippuun merkitty saa yhden äänen. Nimien järjestyksellä vaalilipussa ei siten ole merkitystä äänimäärään. Valituiksi tulevat eniten ääniä saaneet äänimäärästä riippumatta.

Jäsenmaksu tulee olla maksettuna niin, että maksu on seuran tilillä 20.5. mennessä. Paikan päällä ei jäsenmaksua voi maksaa. 

Tervetuloa!

 Kevätkokous

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokoukselle

a) puheenjohtaja 
b) sihteeri 
c) kaksi pöytäkirjan tarkastajaa 
d) ääntenlaskijat

3. Todetaan läsnäolijat ja äänioikeutetut jäsenet

4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvalta

5. Vahvistetaan jäsen- ja kannattajajäsenmaksujen suuruus

6. Vahvistetaan tulevaksi toimintakaudeksi

a) toimintasuunnitelma
b) talousarvio

7. Vahvistetaan seuraavaksi vuodeksi täysi-ikäisten jäsenten keskuudesta hallituksen puheenjohtaja, jota myöhemmin myös kutsutaan seuran puheenjohtajaksi

8. Valitaan seuraavaksi kahdeksi vuodeksi jäsenten keskuudesta hallitukseen kolme jäsentä erovuoroisten tilalle sekä kaksi varajäsentä

9. Päätetään toimikunnat ja niiden vetäjät

10. Päätetään toimikuntien jäsenten valintatavasta

11. Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastaja. Tilintarkastajien toimikausi on tilikausi

12. Käsitellään hallituksen esittämät tai jäsenten 8 pykälän mukaisesti vireille panemat asiat.

Jäsenten 8 pykälän mukaisesti vireille panemat asiat:

12.1. Kevätkokouksessa esitettävät tiedot:

Yksinluistelutoimikunta esittää kevätkokoukselle päätettäväksi, että ennen toimintasuunnitelman hyväksymistä kevätkokouksen kohdassa 6a) esitetään yleisluontoinen katsaus pidemmälle ajanjaksolle (3-4 vuotta), sisältäen mm. seuraorganisaation näkymät ja strategian läpikäynnin sekä arviot pääasiallisista toiminnan kehittämisen kohteista, seuraavaksi aloitettavista toimenpiteistä ja käytettävissä olevista resursseista suhteessa toiminnan tavoitteisiin. Esitys tehdään hallituksen toimesta aina tästä kokouksesta alkaen.

Yksinluistelutoimikunta esittää kevätkokoukselle päätettäväksi, että ennen seuran talousarvion käsittelyä kevätkokouksen kohta 6.b):ssä, esitetään seuran taloudellinen tilanne maaliskuun lopussa (välikatsaus 30.6.-31.3. verrattuna vahvistettuun talousarvioon), ja että kevät- ja syyskokouksissa käsiteltävien tilinpäätösten, välikatsausten ja talousarvioiden tuotto- ja kulurakenteet avataan riittävän tarkalla tasolla (virallisen tilinpäätöksen ulkopuolella). Esitys tehdään hallituksen toimesta aina tästä kokouksesta alkaen.

Yksinluistelutoimikunnan perustelu: Tarvittavan tausta- ja lisäinformaation antaminen kokoukselle, jotta kokouksessa voidaan keskustella ja käsitellä kevätkokouksen kohdan 6. asiat jäsenistölle riittävällä tarkkuudella.

12.2. Lisäksi yksinluistelutoimikunta esittää kevätkokoukselle päätettäväksi, että seuran hallitus selvittää, valmistelee ja esittelee syyskokouksessa 2018 seuraavat asiat:

12.2.1. Sääntömuutosehdotus: uuden jäsenkategorian (”huoltajajäsen”) perustaminen, siten että edellytyksenä alle 15 vuotiaan jäsenen osallistumiselle valmennus tai kilpailutoimintaan on, että vähintään yksi hänen huoltajistaan on seuran jäsen.

Yksinluistelutoimikunnan perustelu:

-       seuran sisäisen vuorovaikutuksen lisääminen

-       huoltajien osallistaminen ja aktivointi

-       mielenkiinnon lisääminen seuran toiminnan kehittämistä kohtaan

-       alaikäisen luistelijan oikeuksien turvaaminen

-       jäsenten tasavertaisuuden lisääminen

-       sitoutuminen seuran ja liiton sääntöihin ja toimintaperiaatteisiin

.

12.2.2. Analyysi toiminnanjohtajan (tai vastaavan päätoimisen operatiivisen johtavan toimihenkilön) tarpeesta, sisältäen mm. hyödyt, haitat, mahdollisuudet ja riskit sekä arvion vaikutuksista seuran toimintaan, talouteen ja tulevaisuuteen. Lisäksi hallituksen esitys tämän analyysin perusteella tehtävistä jatkotoimenpiteistä.

Yksinluistelutoimikunnan perustelu:

-       Seuran kasvamisen tukeminen.

-       Seuran pitkän aikavälin tavoitteiden tukeminen.

-       Päivittäisten hallinnollisten rutiinien johtaminen.

-       Panostaminen sidosryhmätyöhön, markkinointiin ja viestintään.

 

12.2.3. Seuratason organisaatiokaavio, toimintamalli, toimintokuvaukset ja vastuualueet, sisältäen selkeät ja päivitetyt tehtävänkuvaukset, vuosittain toistuvien päätehtävien hoito-ohjeet, jaon vapaaehtoistyöllä hoidettaviin sekä henkilökunnan hoitamiin toimiin sekä selkeän vastuunjaon hallituksen ja yleiskokouksen välille toimintasuunnitelman ulkopuolisten tai merkittävää taloudellista riskiä sisältävien sitoumusten osalta.

Yksinluistelutoimikunnan perustelu:

-       Päätöksenteon kannalta on tärkeää, että seuran toimihenkilöiden tehtävät, toiminnalliset vastuut ja velvollisuudet ovat selkeästi määritelty ja näkyvät organisaatiokaaviossa sekä pysty- että vaakasuunnassa.

-       Organisaatiokaaviolla kuvataan seuran eri ryhmien asema ja suhde toisiinsa ja se antaa seuran toimijoille ja sidosryhmille kuvan seuratoiminnan kokonaisuudesta.

-       Organisaatiokaaviota käytetään sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä ja sen on oltava riittävän selkeä ja yksinkertainen seuratoiminnan kannalta keskeisten tehtävien ja toimivaltasuhteiden selvittämiseksi.

-       Vastuualueiden määrittämisellä luodaan raamit seuratoimijoiden päivittäiselle toiminnalle. Selkeät ja päivitetyt tehtävänkuvaukset ehkäisevät mahdollisia epäselvyyksiä ja päällekkäisyyksiä sekä tukevat seuratoiminnan jatkuvuutta seuratoimijoiden vaihtuessa.

 

12.2.4. Suunnitelma jatkuvan vuoropuhelun lisäämiseksi lajien harrastajien, toimijoiden ja hallituksen välillä sekä toimikuntien jäsenten ja valmennusjohdon osallistamiseksi toimintasuunnitelman laatimiseen.

Yksinluistelutoimikunnan perustelu

-       Lisätä jatkuvaa vuoropuhelua lajien harrastajien, toimijoiden ja hallituksen välillä

-       Lisätä toiminnan suunnitelmallisuutta ja ennakoitavuutta (esim. ”vuosikello”)

-       Lisätä kaikkien osapuolten sitoutumista toiminnan tavoitteisiin

-       Arvioida vapaaehtoistyön määrä ennen toimintasuunnitelman hyväksymistä.

-       Sitouttaa kaikkia osapuolia toiminnan tavoitteisiin.


13. Kokouksen päättäminen